img

10 kroków do zaplanowania konferencji

Planując konferencję nie można pozwolić sobie na popełnianie błędów. Wszystko powinno działać jak w zegarku. Każdy szczegół lub niedopatrzenie ma wpływ na odbiór konferencji. Jak zaplanować wydarzenie, aby zachować pozytywne wrażenia?

Organizacja konferencji to duże wyzwanie, w którym ważne jest doświadczenie, spokój, zaangażowanie wielu osób i środków, aby wszystko dobrze skoordynować. Opracowanie tak skomplikowanego przepisu na sukces jest trudne, jednakże dzięki wieloletniemu doświadczeniu Hotelu Nadmorskiego udało się przygotować 10 kroków do zaplanowania konferencji.

1. Założenia

Na samym początku drogi, należy zebrać podstawowe informacje dotyczące organizowanego wydarzenia. Ustala się tu cel, grupę odbiorczą, liczbę gości, miejsce, termin oraz formę. Konferencja powinna odpowiadać na potrzeby rynkowe danej branży i przyciągać interesującym tematem. Bardzo wiele zależy od profilu uczestników i ich oczekiwań wobec wydarzenia.

2. Możliwości

Znając odpowiedzi na podstawowe pytania, trzeba zacząć badać możliwości organizacyjne. Powinny one spełniać założone wcześniej kryteria. To czas na wysyłanie ofert, nawiązywanie współpracy z podwykonawcami i rozejrzenie się za miejscami, gdzie odbędzie się konferencja. Warto podzielić pracę między osoby zaangażowane w organizację, aby wszystko działało sprawnie i na bieżąco monitorować sytuację. Więcej o możliwościach jakie oferuje Hotel Nadmorski można przeczytać tutaj: nadmorski.pl/business-positive/centrum-konferencyjne

3. Termin

Wybierając termin trzeba zwrócić uwagę na bliskość świąt, „długich weekendów” i okresu wakacyjnego. Lepiej też unikać planowania wydarzenia w środku tygodnia, co spowodowałoby wyłączenie całego tygodnia. Planując termin trzeba zwrócić uwagę na konkurencyjne konferencje, aby nie odbywały się w tym samym czasie. Małe wydarzenia można organizować z miesięcznym wydarzeniem. Te większe należy przygotowywać z 3 do 6 miesięcznym wyprzedzeniem.

4. Budżet

W zależności od rodzaju wydarzenia, budżet będzie znacznie się różnił. Przy planowaniu wydatków związanych z konferencją powinno się ustalić kto pokrywa koszty noclegu. Uwzględnić trzeba wydatki na wynajęcie przestrzeni konferencyjnej, posiłki, poczęstunki, przerwy kawowe i dodatkowe atrakcje. Należy jasno określić budżet maksymalny oraz optymalny.

5. Lokalizacja

Świetna lokalizacja to połączenie wysokich standardów multimedialnych, oferty cateringowej i noclegowej. W zależności od profilu, wydarzenia można zorganizować w hotelu, centrach konferencyjnych, w pobliżu biurowców lub w pobliżu zaplecza rekreacyjnego.

6. Brief

To najważniejszy dokument w całym procesie planowania. Nie są to jednak sztywne wytyczne. Powinno się go uzupełniać i weryfikować na bieżąco. W briefie należy zawrzeć wymagania i zadania. Najistotniejsze z nich przekazuje się opiekunowi ze strony obiektu oraz podwykonawcom. Do zawartych informacji należą: termin, budżet, liczba gości, sala, potrzeby techniczne, catering, dodatkowe atrakcje i harmonogram wydarzenia.

7. Współpraca

Aby ułatwić sobie pracę warto skorzystać z pomocy podwykonawców. Jeśli miejsce konferencji jest już wybrane to warto dowiedzieć się czy istnieje baza sprawdzonych podwykonawców lub czy organizuje się dodatkowe usługi w danym miejscu. Dobrze jest wyznaczyć jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za koordynację współpracy i rozwiązywanie różnych kwestii na bieżąco.

8. Program

Program jest nie tylko ważną informacją dla organizatorów, ale także dla gości. Powinien on uwzględnić ramy czasowe całej konferencji, wystąpienia prelegentów, przewidziane przerwy cateringowe, dodatkowe atrakcje oraz choć jeden element budzący podziw u uczestników. Ważne, aby nie przepełniać harmonogramu konferencji i dać sobie czas na sprawy organizacyjne.

9. Bądź na bieżąco

W czasie konferencji na bieżąco trzeba kontrolować jej przebieg. Powinno się zwracać uwagę na wszelkie niedociągnięcia i reagować sprawnie w razie wystąpienia niespodziewanych sytuacji. W takich momentach warto skontaktować się z opiekunem ze strony obiektu lub inną osobą odpowiedzialną. Zebrane spostrzeżenia pomogą przy następnym wydarzeniu.

10. Informacja zwrotna

Zbadanie satysfakcji gości po konferencji jest niezmiernie ważne. Mogą oni zwrócić uwagę na pominięte kwestie, dać trafne uwagi i ocenić poszczególne elementy konferencji. Dzięki temu można sprawdzić ich opinię na temat treści, cateringu, atrakcji i innych elementów.

Sukces wydarzenia zależy od dobrego planu i wysiłków zespołu pracującego przy organizacji. Zaczynając prace odpowiednio wcześnie uniknie się pośpiechu, stresu i zadba się o spójność konferencji.

Artykuł przygotowany w ramach współpracy z:

Hotel Nadmorski, Juliana Ejsmonda 2, 81-409 Gdynia

Zobacz także

Aktualności

Konferencja Inwestycji Hotelowych „NOWOCZESNY I BEZPIECZNY HOTEL 2017”
07-09-2017
Rozwój technologii WIFI dla biznesu w Hotelu Afrodyta **** Business & SPA. Zainstalowano profesjonalne rozwiązanie firmy UBNT UNIFI.
01-08-2017
Mazurkas Catering 360° dla Prezydenta Andrzeja Dudy podczas 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO w Krakowie.
11-07-2017
3. runda Drift Masters Grand Prix 2017 z Mazurkas Catering 360°
30-06-2017
Gala 74. Tour de Pologne z Mazurkas Catering 360°
31-05-2017
Hotel Natura Residence zaprasza na Konkurs Kulinarny & Wielki Bieg Charytatywny dla Nadii
16-05-2017
Jak wygląda organizacja profesjonalnych konferencji
28-04-2017
Światowe święto graczy - Intel Extreme Masters z Mazurkas Catering 360°
05-04-2017
Mazurkas Catering 360° wyróżniony przez branżę!
03-04-2017
Hotel Wyspiański – nowe wnętrza na nowy sezon turystyczny
10-03-2017
10 urodziny Hotelu Ossa!
10-02-2017
Otwarto nowy obiekt konferencyjny w Szczecinie – Willa Flora
16-01-2017
Hotel Górski Białka już przyjmuje gości
31-12-2016
Nowe miejsce na konferencję w Szczecinie – Hotel Vulcan
31-12-2016
Hotel Oskar – nowy trzygwiazdkowy obiekt na konferencje
01-12-2016
Sale konferencyjne w górach; Manor House SPA
17-11-2016
10 kroków do zorganizowania niezapomnianej konferencji
21-10-2016
Przyjazna przestrzeń – klucz do sukcesu eventu branżowego!
17-10-2016
MCC Mazurkas Conference Centre & Hotel Ambasadorem Polskiej Gospodarki
13-10-2016
Z-Hotel Business & SPA - alternatywa dla drogich warszawskich hoteli
12-10-2016

Nasi partnerzy